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PRESENZE: Sistemi di Gestione Presenze
La maggior parte della nostra vita trascorre in luoghi che non sono legati alla vita privata: dare valore al lavoro e alla qualità di questo tempo passa attraverso l’uso di strumenti sempre più all’avanguardia. La soluzione per la gestione presenze si compone di un software che soddisfa le vostre esigenze e di una gamma di terminali dalle dimensioni ridotte unite a potenza, efficienza di prestazioni e design.

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Time@Web
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Gestione presenze web














Time@Web       Time@Web      



Time@Web è l'applicazione per la gestione delle presenze via Web. Nell'ambiente START, Solari ha destinato questa soluzione sia agli utenti dell'ufficio del personale, sia ai dipendenti e responsabili di enti o aziende, dotandoli di una procedura che consente di consultare i dati personali e di caricare richieste di giustificazione. Attraverso tale applicazione si è contribuito a decentrare i compiti dell'ufficio personale e a snellire il flusso delle comunicazioni con i dipendenti mediante processi di autorizzazione informatica dei documenti legati alle presenze/assenze e di visualizzazione delle informazioni altrimenti reperibili solo presso l'ufficio del personale.
L'ampia configurabilità che caratterizza Time@Web rende possibile il suo impiego in realtà molto diverse tra loro, da quelle più semplici, a quelle via via più complesse, garantendo sempre il massimo della riservatezza dei dati, poichè la tecnologia della quale è fornita l'applicazione consente di distribuire alle sedi periferiche solo le informazioni di propria competenza. Attraverso la tecnologia Web si possono distribuire facilmente tutte le informazioni eliminando la fase di installazione del software specifico sulle postazioni dei vari utenti e le conseguenti necessità in fase di aggiornamento dell'applicazione.
Time@Web si basa sulla definizione di diverse tipologie di utenti, quali possono essere una portineria, piuttosto che un dipendente o un responsabile di reparto, e sulla definizione di diverse tipologie di informazioni che possono essere rese disponibili agli utenti, oppure richieste agli stessi. E' possibile personalizzare la configurazione per ogni gruppo di utenti scegliendo quali funzioni, fra tutte quelle presenti nel prodotto, siano disponibili.
Questa applicazione possiede una doppia funzionalità, da una parte, i vari responsabili aziendali dispongono di un maggior controllo della situazione del personale, e dall'altra, i dipendenti possono consultare autonomamente le proprie posizioni senza distogliere l'ufficio personale dalle proprie attività gestionali. Tutte le informazioni di presenza/assenza sono visualizzabili in tempo reale, senza la necessità di effettuare operazioni particolari nell'applicativo delle presenze per rendere disponibili i dati verso il monte esterno.

Nell'ambito dell'applicazione si individuano procedure di Consultazione, di Gestione Dati e di Convalida. E' prevista un'ampia configurabilità dell'interfaccia, sia in termini di colori da utilizzare, potendo quindi adeguare l'applicazione ai propri standard aziendali, sia in termini di funzioni disponibili.

CARTELLINO
Presenta tutte le informazioni relative ai dati di presenza e assenza del dipendente, con l'evidenza delle timbrature originali effettuate sul terminale rispetto a quelle variate da programma, i risultati prodotti dalle elaborazioni delle presenze, le eventuali anomalie cui si deve porre rimedio con opportuni giustificativi e i saldi sia della singola giornata che del periodo impostato.

RIEPILOGHI
Oltre alla consultazione dei dati di dettaglio giornaliero presenti nel Cartellino, è spesso utile fornire delle informazioni riepilogative dei dati di presenza/assenza. Tali informazioni sono costituite da tutta una serie di valori che sono di interesse del dipendente, quali ad esempio residui ferie, permessi da recuperare, straordinari effettuati, banca ore, ovvero qualunque informazione ricavabile tramite i contatori impostati nell'applicativo di gestione presenze Time&Work. Nell'ambito di tali riepiloghi è prevista la visualizzazione sia dei valori mensili che dei totali annuali.

PROSPETTI
Fra le informazioni consultabili, vi sono anche diverse tipologie di prospetti il cui contenuto è configurabile dall'utente. Tali rappresentazioni permettono di fornire, a fronte di un saldo annuale relativo ad una certa prestazione o assenza, il dettaglio giornaliero o mensile che ha portato alla maturazione di tale valore, consentendo di verificare i dati ed evitando inutili analisi e contestazioni con l'ufficio del personale.

ANALISI PRESENTI ASSENTI
Un'informazione utile è costituita dall'evidenza dei dipendenti assenti o presenti. Tramite questa procedura viene elencata la forza lavoro operativa, con le relative timbrature e le eventuali giustificazioni. Per una corretta valutazione dello stato dei dipendenti vengono prese in considerazione le timbrature, gli orari di lavoro previsti o eventuali giustificativi che motivano l'assenza. E' possibile limitare la visibilità ai soli dipendenti di propria competenza oppure visualizzare tutte le anagrafiche aziendali.

GIUSTIFICATIVI
Mediante questa funzione è possibile inserire le informazioni utili all'ufficio del personale per gestire le situazioni anomale. E' possibile specificare la motivazione di un'assenza svolta dal dipendente, sia relativa ad un'intera giornata (o un periodo) sia relativa ad una mancanza parziale. Inoltre è possibile specificare le informazioni associate ad una timbratura che non è stata effettuata sul terminale.
Le possibilità di introduzione dei giustificativi possono essere le medesime previste nell'ambito dell'applicazione Time&Work di gestione delle presenze, ovvero possono essere pubblicate solo alcune motivazioni e modalità di giustificazione: ad esempio è possibile non abilitare l'introduzione dei permessi per visita medica, poichè deve esistere un relativo certificato cartaceo. Ogni giustificativo viene poi assoggettato a tutte le autorizzazioni previste dall'organizzazione aziendale e sono rese disponibili tutte le informazioni relative allo stato di avanzamento di ogni singola richiesta.

STRAORDINARI
Nell'organizzazione aziendale un'esigenza sentita è sicuramente quella dell'autorizzazione degli straordinari. Tale aspetto può essere gestito seguendo due diversi approcci: gli straordinari vengono autorizzati a preventivo stabilendo dei massimali nel periodo, oppure vengono autorizzati a consuntivo, ossia, gli straordinari contabilizzati dalle presenze vengono sottoposti all'attenzione di chi di competenza per un'analisi dettagliata dei singoli eventi, che possono essere approvati, parzialmente consentiti oppure respinti. In ogni caso è gestita anche la memorizzazione degli straordinari non autorizzati per risolvere eventuali contestazioni o rettifiche.

CONVALIDE
Le richieste di giustificativi, come per gli straordinari, sono generalmente sottoposte a una fase di verifica e di accettazione da parte dei vari responsabili, che possono variare in funzione del dipendente e del tipo di richiesta. La grande flessibilità prevista nella fase di configurazione dei diversi parametri relativi alle procedure di convalida permette di risolvere tutte le situazioni che si possono presentare, da quella più semplice in cui tutte le richieste devono essere firmate dal responsabile di ufficio a quelle più complesse in cui non c'è una relazione gerarchica aziendale fra chi effettua una richiesta e chi la deve approvare: si pensi, ad esempio, a situazioni in cui vi è del personale esterno(consulenti) che coordina un progetto e quindi le persone che vi lavorano.
I dati inseriti via Intranet vengono presi in considerazione dall'applicativo di presenze solo nel momento in cui sono stati accettati da tutti gli enti competenti. In ogni caso nell'ambito dell'applicazione Time&Work sono presenti delle procedure di amministrazione, che possono essere utilizzate dall'ufficio centrale per gestire situazioni eccezionali ovvero di stallo, quali l'assenza di un responsabile, che quindi non ha convalidato le richieste di propria competenza, bloccando le attività successive (la chiusura dei dati mensili per il passaggio a paghe).


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